Rok 2026 przyniósł istotne zmiany w Krajowym Funduszu Szkoleniowym. Z jednej strony poszerzyła się grupa osób, których rozwój zawodowy może być finansowany ze środków KFS, z drugiej zmieniły się zasady dotyczące firm i instytucji realizujących szkolenia. Dla przedsiębiorców oznacza to nowe możliwości zdobywania kompetencji, ale także konieczność dokładniejszego przygotowania się do złożenia wniosku.
Jedną z najważniejszych zmian jest powiązanie KFS z Bazą Usług Rozwojowych. Firma planująca szkolenie finansowane ze środków Funduszu nie może już po prostu wybrać dowolnej firmy szkoleniowej. Realizatorem szkolenia musi być podmiot posiadający odpowiedni wpis do Bazy Usług Rozwojowych, czyli BUR.
To zmiana ważna zarówno dla pracodawców, jak i dla całego rynku szkoleniowego.
KFS nie tylko dla pracowników etatowych
Krajowy Fundusz Szkoleniowy od lat służy finansowaniu rozwoju kompetencji osób aktywnych zawodowo. W 2026 roku grupa potencjalnych beneficjentów została jednak wyraźnie rozszerzona.
Ze środków KFS mogą być obecnie finansowane działania związane z kształceniem ustawicznym pracowników i pracodawców, ale również osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą oraz osób świadczących usługi na podstawie umów cywilnoprawnych.
W praktyce oznacza to, że możliwości korzystania z Funduszu wykraczają poza tradycyjny model, w którym firma wysyłała na kurs pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę.
To szczególnie interesująca zmiana dla małych przedsiębiorców, samozatrudnionych specjalistów i firm współpracujących z częścią zespołu na podstawie umów cywilnoprawnych.
Nie oznacza to jednak, że każda osoba prowadząca działalność gospodarczą automatycznie otrzyma pieniądze. Wnioskodawca musi spełnić wymagania określone w przepisach i zasadach danego naboru. Jednym z istotnych warunków jest odpowiednio długi okres opłacania składek na Fundusz Pracy lub ustawowe zwolnienie z obowiązku ich opłacania.
Do 90 proc. kosztów szkolenia dla najmniejszych podmiotów
Zmieniła się także wysokość możliwego finansowania.
Podmioty, które nie zatrudniają pracowników albo zatrudniają nie więcej niż 9 osób w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, mogą otrzymać dofinansowanie sięgające 90 proc. kosztów kształcenia ustawicznego.
Oznacza to, że przy szkoleniu kosztującym przykładowo 5 tys. zł maksymalne dofinansowanie mogłoby wynieść 4,5 tys. zł, a wkład własny podmiotu 500 zł — oczywiście pod warunkiem spełnienia pozostałych wymogów i przyznania maksymalnego poziomu wsparcia.
W przypadku pozostałych podmiotów maksymalny poziom finansowania wynosi 70 proc. kosztów. Przedsiębiorstwo korzystające z takiego poziomu wsparcia musiałoby więc pokryć przynajmniej 30 proc. wydatków z własnych środków.
Jednocześnie obowiązuje limit finansowania przypadającego na jednego uczestnika. W danym roku kalendarzowym wysokość wsparcia nie może przekroczyć 200 proc. przeciętnego wynagrodzenia.
Samo spełnienie kryteriów nie oznacza również automatycznego otrzymania maksymalnego możliwego dofinansowania. Środki KFS są ograniczone, nabory prowadzą urzędy pracy, a składane wnioski są oceniane zgodnie z obowiązującymi zasadami i priorytetami.
Pojawiły się również roczne limity dla wnioskodawców
Przedsiębiorca planujący większy program szkoleniowy powinien pamiętać, że od 2026 roku funkcjonują również limity maksymalnej kwoty, którą jeden podmiot może otrzymać z KFS w ciągu roku.
Ich wysokość zależy od liczby zatrudnionych osób.
Dla podmiotów niezatrudniających pracowników lub zatrudniających do 9 osób limit wynosi do czterokrotności przeciętnego wynagrodzenia. Przy zatrudnieniu od 10 do 49 osób jest to do ośmiokrotności przeciętnego wynagrodzenia, przy zatrudnieniu od 50 do 249 osób — do dwunastokrotności, a w największych podmiotach — do czternastokrotności przeciętnego wynagrodzenia.
Warto więc już na etapie planowania rozwoju zespołu określić, które szkolenia są dla organizacji najważniejsze i najlepiej odpowiadają jej rzeczywistym potrzebom.
Chcesz sfinansować szkolenie z KFS? Sprawdź firmę szkoleniową w BUR
Z punktu widzenia organizatora szkolenia jedną z najważniejszych zmian obowiązujących w 2026 roku jest konieczność zweryfikowania wykonawcy usługi.
Szkolenia finansowane z Krajowego Funduszu Szkoleniowego mogą być realizowane przez instytucje posiadające wpis do Bazy Usług Rozwojowych.
BUR jest prowadzona przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości i skupia dostawców usług rozwojowych, w tym firmy oferujące szkolenia, doradztwo i inne formy podnoszenia kompetencji.
Dla przedsiębiorcy oznacza to, że przed wskazaniem konkretnego szkolenia we wniosku warto zweryfikować nie tylko jego program i cenę, ale także status jego organizatora.
Może się bowiem okazać, że interesująca oferta szkoleniowa nie będzie mogła zostać sfinansowana z KFS właśnie ze względu na brak odpowiedniego wpisu wykonawcy.
Duża zmiana również dla firm szkoleniowych
Nowe przepisy mają bezpośrednie znaczenie dla przedsiębiorstw działających na rynku szkoleniowym.
Dla organizatora szkoleń wpis do BUR może stać się jednym z ważniejszych elementów rozwoju sprzedaży usług dla klientów biznesowych. Firmy zainteresowane finansowaniem kursów, warsztatów czy innych działań rozwojowych z KFS będą bowiem szukały wykonawców spełniających wymagania Funduszu.
Może to zmienić sposób konkurowania na rynku. Cena i program szkolenia nadal pozostają ważne, ale coraz większe znaczenie ma formalna możliwość wykorzystania zewnętrznego finansowania.
Dla części przedsiębiorstw możliwość uzyskania 70 lub nawet 90 proc. wsparcia może mieć decydujące znaczenie przy podejmowaniu decyzji o inwestycji w rozwój zespołu.
KFS może finansować więcej niż tradycyjne szkolenie
Krajowy Fundusz Szkoleniowy nie ogranicza się wyłącznie do typowych kilkugodzinnych lub kilkudniowych kursów.
W ramach KFS możliwe jest finansowanie m.in. szkoleń i kursów, studiów podyplomowych, egzaminów prowadzących do uzyskania kwalifikacji lub uprawnień zawodowych, a w określonych przypadkach również badań lekarskich i psychologicznych wymaganych do podjęcia kształcenia lub wykonywania danych obowiązków zawodowych oraz ubezpieczenia NNW związanego z kształceniem.
Daje to przedsiębiorcom możliwość stworzenia bardziej kompleksowego planu podnoszenia kompetencji zamiast finansowania pojedynczego, przypadkowo wybranego szkolenia.
Liczy się również cel szkolenia
KFS nie jest mechanizmem finansującym automatycznie każde szkolenie, które zainteresuje przedsiębiorcę.
Przy rozpatrywaniu wniosków znaczenie mają priorytety obowiązujące w danym roku oraz potrzeby rynku pracy. Urząd może również analizować, czy koszt wskazanego szkolenia jest racjonalny w porównaniu z cenami podobnych usług.
Dlatego uzasadnienie potrzeby szkolenia powinno być konkretne.
Zamiast ogólnego stwierdzenia, że firma chce „podnieść kwalifikacje pracowników”, warto pokazać związek nowych umiejętności z działalnością przedsiębiorstwa, zmianami technologicznymi, planowaną inwestycją, nowymi obowiązkami pracowników czy problemem z dostępnością określonych kompetencji na rynku.
W praktyce dobre przygotowanie wniosku może być równie istotne jak znalezienie odpowiedniego szkolenia.
Szkolenia z AI, cyfryzacji i nowych technologii mogą zyskiwać na znaczeniu
Zmiany gospodarcze powodują, że wiele przedsiębiorstw musi dziś aktualizować kompetencje pracowników znacznie częściej niż jeszcze kilka lat temu. Automatyzacja, sztuczna inteligencja, cyfryzacja procesów, cyberbezpieczeństwo czy nowe narzędzia wykorzystywane w sprzedaży i marketingu tworzą zapotrzebowanie na zupełnie nowe umiejętności.
Dotyczy to także kompetencji menedżerskich, komunikacyjnych, technicznych i zawodowych.
KFS może być w takich przypadkach sposobem na ograniczenie kosztów transformacji firmy. Zamiast odkładać szkolenie kilku czy kilkunastu pracowników ze względu na cenę, przedsiębiorstwo może sprawdzić możliwość uzyskania częściowego finansowania.
Jak przygotować firmę do skorzystania z KFS?
Najlepiej nie zaczynać od wyboru przypadkowego kursu. Pierwszym etapem powinna być analiza potrzeb.
Firma powinna określić, jakich kompetencji brakuje jej obecnie, które stanowiska wymagają rozwoju i jakie umiejętności mogą stać się potrzebne w kolejnych miesiącach. Dopiero później warto poszukać odpowiedniej usługi i sprawdzić możliwość jej finansowania.
Należy też zweryfikować aktualny nabór właściwego powiatowego urzędu pracy. Poszczególne urzędy dysponują określonymi środkami i prowadzą nabory w konkretnych terminach. Pula KFS nie jest nieograniczona, dlatego odkładanie przygotowania dokumentów do ostatniej chwili może nie być najlepszą strategią.
Kolejny krok to sprawdzenie realizatora szkolenia w BUR, programu, kosztów oraz warunków udziału.
Dopiero po zebraniu tych informacji można realnie ocenić, czy planowane szkolenie ma szansę zostać sfinansowane.
KFS 2026 to szansa dla przedsiębiorców i nowe wymagania dla branży szkoleniowej
Zmiany obowiązujące od 2026 roku można rozpatrywać z dwóch perspektyw.
Dla przedsiębiorców KFS stał się dostępny dla szerszej grupy osób aktywnych zawodowo. Szczególnie atrakcyjne może być dofinansowanie sięgające 90 proc. kosztów w przypadku najmniejszych podmiotów.
Dla firm szkoleniowych nowe zasady oznaczają natomiast większe znaczenie Bazy Usług Rozwojowych. Organizator, który chce obsługiwać klientów korzystających z KFS, musi dostosować się do nowych realiów rynku.
Warto również pamiętać, że wysokość maksymalnego finansowania nie jest równoznaczna z gwarancją otrzymania pieniędzy. Każdy przedsiębiorca powinien sprawdzić aktualne warunki naboru w swoim urzędzie pracy, obowiązujące priorytety oraz wymagania dotyczące konkretnego szkolenia.
Jedno jest jednak pewne: przy rosnących kosztach pozyskiwania nowych specjalistów inwestowanie w kompetencje już zatrudnionych lub współpracujących z firmą osób może być coraz bardziej opłacalne. KFS może pomóc znacząco zmniejszyć koszt takiej inwestycji.
Artykuł powstał we współpracy z serwisem aszkolenia.pl, prezentującym oferty szkoleń, kursów oraz informacje dla osób i firm zainteresowanych rozwojem kompetencji zawodowych.
