Skuteczne szkolenie firmowe to nie tylko dobry program i kompetentny trener. Równie ważne są warunki, w jakich uczestnicy zdobywają wiedzę. Nawet najlepiej przygotowane zajęcia mogą stracić na wartości, jeśli grupa siedzi w dusznej sali, ma problem ze słyszalnością, jest przeciążona informacjami albo przez kilka godzin pozostaje wyłącznie biernym odbiorcą prezentacji.
Dobre środowisko do nauki powinno sprzyjać koncentracji, aktywności i zapamiętywaniu. Obejmuje ono zarówno przestrzeń i warunki fizyczne, jak i sposób prowadzenia zajęć, atmosferę w grupie, organizację przerw oraz możliwość zastosowania nowych umiejętności w praktyce.
Jak więc przygotować szkolenie firmowe, aby uczestnicy mogli rzeczywiście z niego skorzystać?
Zacznij od odpowiedniego miejsca
Jednym z pierwszych elementów organizacji szkolenia jest wybór przestrzeni. Sala nie powinna być traktowana wyłącznie jako pomieszczenie, w którym trzeba ustawić odpowiednią liczbę krzeseł.
Jej wielkość, układ, akustyka i wyposażenie mogą wpływać na przebieg całych zajęć.
Innego miejsca potrzebuje wykład dla kilkudziesięciu osób, a innego warsztat dla niewielkiej grupy, która ma pracować przy stolikach, wykonywać ćwiczenia i często zmieniać sposób pracy.
Przed wyborem miejsca warto sprawdzić między innymi:
- wielkość pomieszczenia,
- możliwość zmiany ustawienia stołów i krzeseł,
- widoczność ekranu,
- dostęp do światła dziennego,
- jakość oświetlenia,
- akustykę,
- wentylację,
- dostęp do internetu,
- liczbę gniazdek,
- możliwość pracy w mniejszych grupach,
- dostępność dodatkowej przestrzeni na przerwy.
Wybór pomieszczenia warto więc potraktować jako jeden z elementów projektowania całego procesu szkoleniowego. Szerzej opisujemy ten temat w poradniku Sala konferencyjna na szkolenie – jak przestrzeń wpływa na uczestników?.
Odpowiednio dobrana sala nie zagwarantuje jeszcze sukcesu szkolenia, ale może stworzyć warunki sprzyjające koncentracji i aktywnej pracy.
Zadbaj o jakość powietrza
Duszna sala to jeden z tych problemów, które szybko wpływają na komfort uczestników.
Podczas kilkugodzinnego szkolenia w niewielkim pomieszczeniu poziom komfortu może stopniowo spadać, szczególnie jeśli grupa jest duża, a wentylacja niewystarczająca.
Uczestnicy zaczynają odczuwać zmęczenie, trudniej jest im się skupić i coraz częściej czekają przede wszystkim na kolejną przerwę.
Dlatego warto przed rozpoczęciem zajęć sprawdzić, czy pomieszczenie jest dobrze wentylowane, a w przypadku dłuższych szkoleń regularnie je wietrzyć.
Jeżeli obiekt posiada system wentylacyjny lub klimatyzację, dobrze jest upewnić się wcześniej, że działa prawidłowo.
To szczegół organizacyjny, który łatwo pominąć, a który może mieć duże znaczenie dla komfortu całej grupy.
Temperatura ma większe znaczenie, niż się wydaje
Równie problematyczna może być nieodpowiednia temperatura.
Jeżeli w sali jest zbyt ciepło, część uczestników zaczyna odczuwać senność i zmęczenie. Z kolei zbyt chłodne pomieszczenie również utrudnia koncentrację.
Nie istnieje jedna temperatura idealna dla każdej grupy i każdego rodzaju szkolenia. Dlatego ważniejsze od sztywnej liczby jest możliwość regulacji warunków w trakcie zajęć.
Organizator lub trener powinien reagować, jeśli uczestnicy zwracają uwagę, że w pomieszczeniu robi się zbyt gorąco lub zimno.
Akustyka i słyszalność to podstawa
Uczestnik może znajdować się w świetnie wyposażonej sali, ale jeśli przez kilka godzin musi wysilać się, żeby zrozumieć prowadzącego, komfort uczenia szybko spada.
Problemy może powodować:
hałas dochodzący z korytarza, muzyka z restauracji, ruch uliczny, głośna klimatyzacja albo pogłos w dużej sali.
Przed rozpoczęciem szkolenia warto sprawdzić, czy prowadzący jest dobrze słyszalny również z ostatniego rzędu.
Przy większych grupach mikrofon może być znacznie lepszym rozwiązaniem niż próba mówienia głośniej przez kilka godzin.
Dobra słyszalność jest szczególnie istotna podczas zajęć wymagających dyskusji, ćwiczeń grupowych czy zadawania pytań.
Oświetlenie powinno pomagać, a nie przeszkadzać
Podczas szkolenia uczestnicy często jednocześnie patrzą na ekran, robią notatki i pracują z materiałami drukowanymi lub laptopem.
Sala powinna więc zapewniać odpowiednią widoczność.
Problem może pojawić się zarówno przy zbyt słabym oświetleniu, jak i wtedy, gdy światło pada bezpośrednio na ekran projektora i utrudnia odczytanie prezentacji.
Warto również zastanowić się, czy podczas szkolenia rzeczywiście trzeba całkowicie zaciemniać pomieszczenie.
Kilka godzin spędzonych w ciemnej sali przy oglądaniu kolejnych slajdów nie zawsze sprzyja utrzymaniu uwagi.
Jeżeli pozwala na to charakter zajęć, dobrze sprawdzają się pomieszczenia z dostępem do światła dziennego i możliwością jego regulacji.
Nie przeciążaj uczestników informacjami
Jednym z większych błędów szkoleniowych jest próba przekazania zbyt dużej ilości wiedzy w zbyt krótkim czasie.
Program wygląda wtedy bardzo imponująco. Problem w tym, że uczestnik po kilku godzinach może nie pamiętać nawet części omawianych zagadnień.
Więcej treści nie oznacza automatycznie lepszego szkolenia.
Jeżeli podczas jednego dnia prowadzący prezentuje kilkadziesiąt nowych pojęć, narzędzi i procedur, uczestnik może mieć trudność z ich uporządkowaniem.
Znacznie lepiej jest dzielić materiał na mniejsze, logiczne części.
Każdy moduł może zawierać:
krótkie wprowadzenie, przykład, ćwiczenie, dyskusję i podsumowanie.
Taka konstrukcja pomaga uporządkować informacje i tworzy naturalne momenty na utrwalenie wiedzy.
Slajdy nie powinny być dokumentem do czytania
Prezentacja ma wspierać trenera, a nie zastępować jego wypowiedź.
Jeżeli na jednym slajdzie znajduje się duża ilość drobnego tekstu, uczestnik staje przed wyborem: słuchać prowadzącego czy czytać ekran.
To niepotrzebnie zwiększa obciążenie poznawcze.
Znacznie lepiej sprawdzają się prezentacje zawierające najważniejsze hasła, schematy, dane, zdjęcia czy przykłady.
Szczegółowe informacje można umieścić w materiałach przekazywanych uczestnikom po szkoleniu.
Uczestnik powinien być aktywny
Dobre warunki do nauki tworzy nie tylko sala, ale także sposób prowadzenia zajęć.
Jeżeli uczestnicy przez kilka godzin jedynie siedzą i słuchają, nawet bardzo interesujący wykład może z czasem stracić ich uwagę.
Dlatego warto przeplatać przekazywanie wiedzy aktywnością.
W zależności od tematu szkolenia mogą to być:
- pytania do grupy,
- krótkie zadania,
- analiza przypadków,
- symulacje,
- ćwiczenia indywidualne,
- praca w parach,
- praca w zespołach,
- dyskusje,
- quizy,
- scenki,
- rozwiązywanie rzeczywistych problemów uczestników.
Aktywność nie musi oznaczać skomplikowanych ćwiczeń.
Czasami wystarczy zapytać:
„Jak wygląda to w waszej firmie?”
albo:
„W jakiej sytuacji moglibyście zastosować tę metodę?”.
Dzięki temu uczestnik przestaje być jedynie odbiorcą informacji i zaczyna odnosić je do własnego doświadczenia.
Stwórz atmosferę, w której można zadawać pytania
Warunki sprzyjające nauce mają również wymiar psychologiczny.
Uczestnik powinien mieć poczucie, że może zadać pytanie, przyznać się do braku wiedzy albo popełnić błąd podczas ćwiczenia bez obawy przed ośmieszeniem.
Ma to szczególne znaczenie podczas szkoleń zamkniętych, w których uczestniczą osoby pracujące razem na co dzień.
Jeżeli trener reaguje negatywnie na błędne odpowiedzi albo jedna osoba w grupie stale ocenia wypowiedzi pozostałych, uczestnicy mogą stopniowo ograniczać swoją aktywność.
Dobra atmosfera sprzyja dyskusji i eksperymentowaniu.
Podczas ćwiczeń uczestnik powinien mieć możliwość sprawdzenia nowego sposobu działania również wtedy, gdy za pierwszym razem nie zrobi wszystkiego idealnie.
Właśnie po to organizuje się szkolenie.
Nie zapominaj o przerwach
Wypełnianie każdej minuty programu treścią może wydawać się efektywne, ale w praktyce łatwo osiągnąć odwrotny rezultat.
Po dłuższym czasie koncentracja spada.
Dlatego podczas całodniowego szkolenia potrzebne są regularne przerwy.
Uczestnicy mogą wtedy:
wstać, poruszać się, napić się wody, skorzystać z toalety, odpowiedzieć na pilną wiadomość i przez chwilę odpocząć od przetwarzania nowych informacji.
Dzięki temu łatwiej powrócić do kolejnego modułu z większą koncentracją.
Przerwa jest więc elementem szkolenia, a nie stratą czasu.
Pozwól uczestnikom się poruszać
Wiele szkoleń nadal oznacza kilka godzin siedzenia przy stole.
Jeżeli jednak charakter zajęć na to pozwala, warto wprowadzać elementy ruchu.
Może to być praca przy flipcharcie, zmiana miejsca, tworzenie nowych grup, ćwiczenie wykonywane na stojąco czy krótki spacer podczas przerwy.
Nie trzeba zamieniać szkolenia w zajęcia sportowe.
Chodzi po prostu o to, żeby uczestnicy nie pozostawali przez cały dzień w jednej pozycji.
Ogranicz niepotrzebne rozpraszacze
Koncentrację mogą rozbijać również drobne elementy.
Przykładem są:
powiadomienia pojawiające się na komputerze trenera, osoby regularnie wchodzące i wychodzące z sali, rozmowy na korytarzu, problemy techniczne czy nieustannie dzwoniące telefony.
Nie zawsze da się całkowicie wyeliminować rozpraszacze, ale można ograniczyć ich liczbę.
Jeżeli szkolenie wymaga używania laptopów lub telefonów, warto jasno określić, kiedy urządzenia będą potrzebne do ćwiczeń.
Jeśli nie są wymagane, można zachęcić uczestników do ograniczenia korzystania z nich podczas kluczowych części zajęć.
Technologia powinna działać przed rozpoczęciem szkolenia
Projektor, ekran i dostęp do internetu są dziś czymś oczywistym, dopóki nie przestaną działać.
Dlatego urządzenia najlepiej sprawdzić wcześniej.
Przed rozpoczęciem zajęć warto upewnić się, że:
- prezentacja poprawnie się wyświetla,
- filmy mają dźwięk,
- trener może połączyć komputer z projektorem,
- działa internet,
- uczestnicy mogą zalogować się do potrzebnych systemów,
- dostępne są przedłużacze i gniazdka,
- materiały zostały wcześniej przygotowane.
Kilkunastominutowe poszukiwanie przejściówki do projektora potrafi skutecznie zaburzyć początek nawet dobrze przygotowanego szkolenia.
Dopasuj wielkość grupy do sposobu pracy
Nie zawsze większa liczba uczestników oznacza lepsze wykorzystanie budżetu.
Wszystko zależy od celu szkolenia.
Jeżeli główną formą jest wykład, większa grupa może funkcjonować bardzo dobrze.
Jeżeli natomiast uczestnicy mają ćwiczyć rozmowy, prezentować własne rozwiązania, pracować z trenerem nad konkretnymi przypadkami i otrzymywać indywidualną informację zwrotną, zbyt liczna grupa może utrudnić realizację programu.
Dlatego liczba uczestników powinna wynikać z metody szkoleniowej.
Czasami bardziej efektywne może być zorganizowanie dwóch mniejszych grup zamiast jednego dużego spotkania.
Materiały powinny ułatwiać powrót do wiedzy
Uczestnik nie musi zapamiętać wszystkiego podczas szkolenia.
Dobrze przygotowane materiały powinny umożliwić szybki powrót do najważniejszych informacji po kilku dniach lub tygodniach.
W zależności od tematu mogą to być:
checklisty, instrukcje, schematy, krótkie podsumowania, przykłady, wzory dokumentów czy materiały wideo.
Często bardziej praktyczna jest dwustronicowa lista kontrolna używana później w pracy niż kilkudziesięciostronicowa prezentacja, do której nikt już nie wraca.
Pomagaj uczestnikom przypominać sobie wiedzę
Podsumowanie szkolenia nie musi polegać na ponownym pokazaniu wszystkich slajdów.
Znacznie ciekawsze może być poproszenie uczestników, aby sami przypomnieli sobie najważniejsze wnioski.
Można zapytać:
„Jakie trzy rzeczy zapamiętaliście z tego modułu?”
„Które narzędzie wykorzystacie jako pierwsze?”
„Co z dzisiejszego szkolenia najbardziej zmienia wasze podejście do pracy?”.
Takie pytania wymagają aktywnego odtworzenia informacji i jednocześnie pomagają uczestnikom określić, co rzeczywiście było dla nich ważne.
Nie wszystko trzeba zrobić jednego dnia
W przypadku bardziej złożonych tematów kilkugodzinne szkolenie może być dopiero początkiem procesu.
Alternatywą jest rozłożenie nauki na kilka etapów.
Przykładowo:
pierwszy moduł szkoleniowy → zastosowanie wiedzy w pracy → zadanie praktyczne → kolejne spotkanie → omówienie doświadczeń → rozwinięcie kolejnego zagadnienia.
Taki model ma jedną dużą zaletę.
Podczas kolejnego spotkania uczestnicy nie pracują już wyłącznie na hipotetycznych przypadkach. Mają własne doświadczenia i pytania wynikające z prób zastosowania nowych metod w codziennej pracy.
Zadbaj o możliwość wykorzystania wiedzy po szkoleniu
Dobre warunki do nauki nie kończą się wraz z wyjściem uczestnika z sali.
Pracownik może uczestniczyć w świetnym szkoleniu, zdobyć konkretne umiejętności i wrócić do organizacji pełen pomysłów.
Jeżeli jednak nie będzie miał możliwości zastosowania nowej wiedzy, efekty szybko mogą osłabnąć.
Dlatego warto jeszcze przed szkoleniem zastanowić się:
co uczestnik będzie mógł zrobić inaczej po powrocie?
Jakie zadanie pozwoli mu wykorzystać nową kompetencję?
Czy przełożony wie, czego dotyczyło szkolenie?
Czy uczestnik otrzyma przestrzeń do wypróbowania nowych metod?
To właśnie zastosowanie wiedzy w rzeczywistej sytuacji pozwala przekształcić szkolenie w trwałą zmianę.
Dobra sala to dopiero początek
Tworzenie warunków sprzyjających nauce wymaga spojrzenia na szkolenie jako na całość.
Liczy się przestrzeń, jakość powietrza, temperatura, akustyka i oświetlenie. Znaczenie ma sposób przygotowania materiałów, rytm zajęć, liczba przerw oraz wykorzystane metody szkoleniowe.
Równie ważna jest atmosfera, w której uczestnicy nie boją się zadawać pytań, dyskutować i popełniać błędów.
Ostatecznie jednak najlepszym środowiskiem do uczenia będzie takie, w którym uczestnik może się skoncentrować, aktywnie pracować z materiałem i od razu dostrzegać jego praktyczne zastosowanie.
Nie chodzi więc o stworzenie idealnej sali.
Chodzi o stworzenie sytuacji, w której człowiek ma możliwie dobre warunki, żeby rzeczywiście się czegoś nauczyć.
